خطاب التوصية هو وثيقة تسلط الضوء على السمات الشخصية وأخلاقيات الطالب لتسهيل عملية التقديم. يمكن للطالب استخدامه لمساعدته على الالتحاق ببرنامج جامعي. غالبًا ما يكتبه شخص قضى وقتًا معه في بيئة أكاديمية أو في العمل. يزود الجامعة بإشارة إلى مؤهلات المرشح، بما في ذلك المهارات والنقاط. نقاط القوة والأهداف والإنجازات عندما يتقدم الطالب للقبول في إحدى الجامعات، سيحتاج إلى خطاب أو خطابين توصية من معلم مدرسة عليا (للتسجيل في برنامج البكالوريوس) أو أساتذة جامعيين أو أحيانًا من صاحب عمل (إلى التسجيل في برامج الماجستير والدكتوراه).
أهمية خطاب التوصية
تبحث أقسام القبول بالجامعة عن أشياء معينة في خطابات توصية الطالب. تعتبر شهادة شخصية للجامعة نيابة عن الطالب. يمكن أن تساعد كتابة خطاب توصية صادق وإيجابي للطالب على التميز عن المتقدمين الآخرين. في بعض الحالات ، يمكن تقديم التوصيات عبر مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني. أو إرسال نموذجًا عبر الإنترنت أو عبر البريد الإلكتروني لضمان السرية والمصداقية.
المعايير العامة قبل كتابة خطاب التوصية
اختر الشخص المناسب:
تأكد من كتابة الرسالة فقط في حالة وجود إمكانية لكتابة توصية إيجابية ، لذلك يجب على المعلم أن يعتذر إذا اعتقد أنه لا يستطيع ، وفي هذه الحالة يمكن توجيه الطالب إلى المعلم أو المسؤول الذي قد يكون أكثر ملاءمة.
معلومات عن الجامعة:
يجب أن يُطلب من المتقدم الحصول على معلومات حول الجامعة أو الكلية التي يرغب في الالتحاق بها، من أجل التأكيد على مهارات الطالب المتعلقة بقدرته على النجاح في تلك الجامعة أو الكلية الخاصة.
توفير معلومات عن الطالب:
هذه قائمة بالنتائج الأكاديمية والأنشطة ونتائج الطالب. سيساعد هذا في تفصيل الرسالة، بالإضافة إلى السيرة الذاتية حتى يتمكن المعلم من فهم الخلفية المهنية أو الأكاديمية للطالب بشكل أفضل. يمكن للمعلم أيضًا الدردشة مع الطالب بشكل مطول لمعرفة المزيد حول سبب تقدمهم إلى الكلية، وما الذي يريدون تحقيقه وما يأملون في تحقيقه، والاستفادة منه، وبالتالي القدرة على تضمين وجهة نظر المعلم في هذه المعلومات في الخطاب.
تفاصيل هامة لكتابة خطاب توصية إحترافي
لغة الخطاب:
اللغة مهمة جدًا لكتابة خطاب التوصية، للدراسة في الخارج يفضل كتابة الخطاب باللغة الإنجليزية، لذلك إذا كان المدرس أو صاحب العمل لا يجيد الإنجليزية، يفضل أن تكتبه بنفسك أو يكتبه هو/هي بلغة بلدك ثم تقوم بترجمته وإرفاق الترجمة مع المستند الأصلي (يفضل ترجمة معتمدة: ملحوظة لدينا خدمة ترجمة معتمدة للأوراق والمستندات الرسمية).
التعريف بالمدرس:
تعتمد مصداقية المدرس فيما يتضمنه خطاب التوصية كثيرا على خلفية هذا المدرس أو الأستاذ الجامعي أو صاحب العمل، لذا في بداية الخطاب من المناسب ان يعرف المدرس عن نفسه وما هي مؤهلاته وخبرته التي تخوله للحديث نيابة عن الطالب، حيث يتم تضمين المسمى الوظيفي الخاص بالموصي، والمواضيع التي يدرسها للطالب أو بيئة العمل.
المعرفة بالطالب:
يُفضل شرح كيف تعرف المدرس على الطالب، مع ذكر المدة التي عرفه فيها. والمواد التي درسها الطالب بإشراف المدرس، كما يمكن تحديد دور المدرس كمشرف أو منسق لأحد الفعاليات أو الانشطة التي كان الطالب عضوًا نشطًا فيها.
إضافة أمثلة محددة:
من المناسب تقديم أمثلة محددة في الخطاب للطرق التي أظهر بها الطالب مهارات وصفات مختلفة، فغالباً ما تبحث العديد من الجامعات عن مرشحين بإمكانهم المساهمة بفعالية في الجامعة والأنشطة المختلفة ويمكن الاستفادة منهم، كما قد يرغب مسؤول القبول في معرفة ما إذا كان من المحتمل أن ينضم الطالب إلى النوادي والأنشطة، وأن يكون نشطًا في تعليم ومساعدة زملاؤه.
الإيجابية:
إذا كان المدرس يؤمن أن هذا الطالب مرشح قوي للجامعة، فإنه يمكن ان يضمن خطابه مفردات مثل “أوصي بهذا الطالب بدون تحفظ”، مع التأكيد على ذلك في بداية ونهاية الخطاب.
تجنب تكرار المفردات القديمة:
هناك العديد من الكليشيهات الشائعة في خطابات توصية الطلاب والتي يفضل تجنبها، بما في ذلك العبارات الغامضة مثل “الطالب الدؤوب”، حيث يجب التأكد من تجنب هذه الكليشيهات كونها فضفاضة وأصبحت دون معنى محدد.
خاتمة الخطاب:
يمكن إنهاء الخطاب من خلال إعادة التأكيد على مؤهلات الطالب والاعلام أن المدرس متاح إذا كان لدى الجامعة مزيد من الأسئلة حول التوصية والتجارب مع الطالب، يمكن لهذه الخطوة النهائية أن تظهر للجامعة أن المدرس يؤمن بقدرات الطالب ويؤيدها تمامًا، مما قد يؤثر على قرارهم في اختياره للبرنامج.
مشاركة معلومات الاتصال:
يجب توفير طريقة للجامعة للاتصال بالمدرس كاتب خطاب التوصية، وذلك في حال كانت لديهم أسئلة أخرى، لذا يجب تضمين عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف أو كليهما في نهاية الرسالة.
